2020年度上半期総会をオンラインで実施。総会の内容やオンラインならではの工夫

会社総会をオンラインで実施
 

こんにちは!この4月から、はたらクリエイトのCBO(ブランディング責任者)に就任した金です。

金 久美|きむ くみ
はたらクリエイトCBO(ブランディング・広報担当)。約100名いるスタッフの内、子育て中の女性が約90%という会社で、「はたらくをクリエイトして仕事を楽しむ!」を体現中。社内での肩書きは「会いに来る鬼アイドル」。社交性・コミュニケーション力・ポジティブさで構成。パンは食べるのも焼くのも好き。
Twitter:@gumi_hatakuri

4月14日に、2020年度上半期の全社総会を開催しました。通常は全スタッフが出社して集まりますが、現在コロナウイルスの影響でスタッフのほとんどが在宅勤務をしているため、今回はオンラインでの実施となりました。
総会の主な内容やオンラインで行なう上で意識したポイント、実際に参加したスタッフの声をお伝えします。

会社総会をZoomで実施

 

2020年度 上半期総会の主な内容

まずは、今回の総会で実施した内容についてご紹介します。

 

コロナウイルス関連の共有事項

コロナウイルスによる事業への影響やそれに伴う事業方針について、COO高木から共有がありました。コロナウイルスの収束時期が見えない状況を考慮した、中長期的なリスク対策のほか、クライアントからいただいた声や各スタッフからのメッセージを伝えてもらうことで、参加したスタッフの表情も柔らかくなったように感じます。

 

2019年度の振り返り・実績報告

2019年度の出来事や実施した取り組みについて、各担当者のコメントを挟みながら振り返りました。写真をメインにしたスライドで、既存スタッフからは懐かしむ声が聞かれ、新人スタッフには会社の雰囲気がより伝わりやすかったのではないかと思います。

<2019年に実施した取り組みの一部>
・4月:シャッフルランチ、お誕生月ランチの開始
・5月:佐久拠点オープニングイベント、はたクリユースの開始
・6月:手作りランチDay、スタッフ紹介リレー、今月のはたらクリエイターの開始
・7月:会社の保健室、アヤナの部屋、クライアント紹介リレーの開始
・8月:夏休み小学生プログラム
・9月:台風19号対策、はたクリPON!の開始
・10月:ストレッチ部の開始
・11月:BEの肩書きサービスコンセプトワークショップ、シスター制度の開始
・12月:忘年会
・1月:hatakuriサービスコンセプト共有
・2月:採用強化
・3月:新型コロナウイルス拡大防止のための在宅措置

会社総会で共有したスライド

次に、代表から『実績報告』として昨年度の同月と比較したスタッフの人数や、1カ月あたりの総勤務時間、1人あたりの1カ月の平均勤務時間、年間の売上や1時間あたりの売上について共有がありました。一人ひとりの仕事の積み重ねで、着々と会社が成長してきているのを実感することができたように思います。

 

ペアでの振り返りタイム

ここで、ブレイクタイムを設けました。2人ずつのペアになり、5分間で「今の気分や2019年度の振り返りを互いに共有し合う」という内容です。私の場合は、自分が掲げていた目標と実績について振り返ったり、お互いにがんばっている様子を褒め合ったりしました。

ブレイクタイムが終わって再集合したスタッフたちは、活き活きとした表情で戻ってきました。短い時間でしたが、スタッフ同士のモチベーションアップにつながったのではないかと思います。

 

2020年度 事業計画・体制の共有

はじめに、はたらクリエイトのMISSION、VISION、VALUEについて再度認識を合わせました。

<MISSION>
はたらくをクリエイトすることで仕事を楽しむ人を増やす

<VISION>
共に成長するチームをつくろう。
①共に”その先”を目指します
②期待をちょっと超え続けます
③”人と人”で仕事をします

<VALUE>
①とにかくやってみてから振り返ろう!
②変化を楽しもう!
③disagreeをagreeしよう!

会社総会で共有したロードマップ

企業としての長期的なロードマップや、今期の事業の全体像と体制を共有した後、各責任者がそれぞれのセクションの目標や行動計画を伝えていきます。スタッフに伝わりやすいスライド作りと「これから色んなものが動き出すんだ!」というワクワク感を伝えることを心がけました。

この他に、毎月の全体会でも実施している『入社・育休復帰スタッフの紹介』などの共有事項や質疑応答の時間も作りました。

 

オンライン総会での工夫ポイント

リモートワークが推奨されるなか、オンラインでの会議に課題を感じている方も少なくないのではないでしょうか。今回、オンラインで総会を実施するために、工夫したポイントをご紹介します。

 

ビデオ会議を行なう事前準備

今回の総会で使用したビデオ会議ツール『Zoom』は複数人でのビデオ通話ができるだけでなく、チャットやリアクションボタンなどの機能が充実しているため、通信相手とのコミュニケーションをとりやすいと社内でも好評です。

定刻に開始できるように、スタッフには事前に「ミーティングルームのURL」を共有し、5分前に入室するよう連絡しておきました。

 

ブレイクアウトルームの活用

ブレイクタイムでは、Zoomの『ブレイクアウトルーム』という機能を活用しました。ブレイクアウトルームとは、ミーティングルームにいる参加者を最大50個のセッションに分割できる機能です。今回は68名のスタッフをランダムに34個のセッションに分けて2人組を作り、それぞれで振り返りを行なったあと、時間になったら全員が再集合する形式をとりました。

Zoomのブレイクアウトルームを活用

 

コミュニケーションの活性化

ビデオ会議を行なうときに、話し手が相手に伝わっているか不安を感じたり、参加者がただ話しを聞くだけになってしまったりといった課題が起きがちです。はたらクリエイトでは、オンラインコミュニケーションの工夫として次のようなことを実施しています。

・スタンプで反応
・チャットでコメントや質問をする
・質問するとき挙手ボタンも活用
・進行役がチャットのコメントを拾いながら話す
・すてきな笑顔
・普段の1.5倍のテンションと大きめのジェスチャー

スタッフが発表するシーンでは『拍手ボタン』やチャットでの『88888』というリアクションが飛び交ったり、シスター制度の取り組みの発表後には既存スタッフから「今からでもお姉さんが欲しい」「お姉さんbotを作ろう」というチャットが流れたりと場が和みました。

 

スタッフの声

2020年度上半期総会に参加したスタッフたちに、オンラインでの総会実施について感想を聞いてみました。

・久しぶりにみなさんの顔が見られて元気が出ました!(Tさん)
・リモートワークが続くなか、みなさんの声を聞けて嬉しかったです。(Oさん)
・リアクションボタンやチャットを交え、はたクリらしい暖かな雰囲気の総会だったと思います。(Sさん)

オンラインでの総会に参加したスタッフたちから、「楽しかった」という声が聞けて嬉しく思います。スタッフみんなの笑顔が見られたことで、これからもみんなで、楽しく働きやすい環境を作り上げていきたいと思いました。

 

これからもはたらくをクリエイトし続けます!

会社総会をZoomで実施
 
2020年度上半期総会は、ビデオ会議ツールを使用し初めて全員オンラインで実施しました。当日を迎える上で意識したのは、スタッフそれぞれが会社を共に作り上げている一員であることをより実感し、ワクワクできること。セキュリティにも配慮し、事前に準備や連絡をしておくことでスムーズな総会会議になったと感じています。

はたらクリエイトは、仕事を楽しむ人を増やすという目標に向かって2021年度も走り続けます!

 
hatakuriを運営する「株式会社はたらクリエイト」の詳細は、こちらのアニュアルレポートをご覧ください。