少人数の「ユニット活動」で組織課題を”自分事”に。スタッフ全員で「はたらクリエイト」を実現!

はたらクリエイターユニット活動

こんにちは。ディレクターの佐藤(夕子)です。
はたらクリエイトでは、2020年上半期(4月~9月)にマネージャー・ディレクターなどの職務を担っているメンバーを対象に「はたらクリエイターミーティング」という会議&研修を行ってきました。その中で、少人数グループの「ユニット活動」を実施し、みんなで組織課題に取り組んできました。今回は、ユニット活動のきっかけや流れ、取り組んだテーマと内容、スタッフの声などをご紹介します。

はたらクリエイターミーティングとは

現在マネージャーやディレクターなどの職務を担っている、約25名を対象にした会議&研修の名称です。2020年4月からはじまり、対象者全員での月1回の会議と、3~4人での「ユニット活動」を行ってきました。
「はたらクリエイター」という名称には、「はたらクリエイトのMISSION・VISION・VALUEをより体現していく」という意味が込められており、体制検討だけでなく、現状の課題を共有しながら「はたらくをクリエイトしていく時間」として、取り組んできました。
オンラインのはたらクリエイターmtg

はたらクリエイトの社名と、ミッション・ビジョン・バリューができるまで


 

ユニット活動実施の背景

今回なぜユニット活動を実施することになったのか、きっかけや目的を紹介します。
 

会社の継続発展のために、判断軸をバトンタッチしたい

はたらクリエイトは、2017年8月の事業をはじめて、約3年半の会社です。スタッフは子育て中の女性が多く、立ち上げ時はほとんどが仕事にブランクがある状態からスタートしており、会社としての基盤が安定するまでは、主に取締役で制度や仕組みを構築してきました。
そして様々な方に支えられながら、この3年半で、サービスの品質や体制、スタッフのスキルが向上しました。取締役COOの高木が「これからより会社を継続発展させながら、『はたらくをクリエイトすることで仕事を楽しむ人を増やす』というミッションを実現するためにも、一人ひとりに裁量や判断軸をバトンタッチしていきたい」と考えるようになったのがきっかけです。

リモートチームサービス hatakuri ができるまで


 

みんなが自分事として「はたらクリエイト」に取り組むための機会をつくりたい

はたらクリエイターとして集まったスタッフは約25名。これまでは日々の業務を進行することが中心で、ディスカッションする機会をあまり設けることができませんでした。しかし、よりみんなが自分事として「はたらクリエイト」を実現していくためには、ディスカッションの機会が必要不可欠でした。そこで始めたのが、今回のユニット活動です。
 

ユニット活動の流れ

実際のユニット活動の流れをご紹介します。
 

(1)【4~6月】ユニットごとに「オンボーディングガイド」を作成

まずは、4~5人組の5つのユニットに分かれて「オンボーディングガイド」を作成しました。このガイドは、「このプロジェクトに集まるメンバーの業務内容や判断軸、集まる目的などについて、それぞれユニットごとに考えてまとめる」という内容です。
スタッフたちは、この時点ではまだ「どのような存在なのか理解できていない」「何が正解かわからない」といった手探り状態のまま、ユニットごとに自分たちが考え・調べた内容まとめました。
 

 

(2)【6月】作成した「オンボーディングガイド」を発表

6月の「はたらクリエイターミーティング」で、それぞれのユニットがまとめたオンボーディングガイドについて発表しました。マネジメント視点で業務の時間や売上・コスト管理のほか、現状の課題などがまとめられ、同じテーマでもユニットによって着眼点が異なることに気付きました。
 

(3)【7~9月】テーマ別のユニット活動

それぞれのユニット発表で挙げられた課題や疑問をもとに、6つのテーマを決定。その後、個々人が「取り組みたい」「作っていきたい」と感じたテーマに手をあげる形でユニットを再編成しました。

<6つのテーマ>
①はたらクリエイトで、より楽しく働くための働き方
②はたらクリエイターのビジョン定義
③VALUEの再定義と「はたクリ的NGワード集」
④顧客満足・生産性をより向上するためのノウハウ集
⑤マネジメント・ディレクションの判断軸
⑥曖昧になっているものの明確化

 
ユニット活動では互いに意見を出し合い、自分と違う考え方も認め合ってディスカッションを重ねました。
 

(4)【9月】テーマごとに考えた内容を発表

9月の「はたらクリエイターミーティング」で、それぞれのテーマごとに再度発表を行いました。その結果、6つのユニットが発表した内容は、最初の共有時と比べると軸のある作り込まれたものでした。「はたらクリエイターとは何か」「どう在りたいか」「課題に対してどのようなことができるか」をそれぞれが主体的に考えるよい機会になりました。
私もユニット活動をした1人として、最初は「自分が会社の期待に応えられているのか」という不安を抱えていましたが、活動や発表を通して「働くうえでの姿勢」や「会社で起こること」を自分事として考えられるように成長できたのではないかと感じています。
 

(5)【10月】総会で全スタッフに発表

はたらクリエイトでは、年に2回、全スタッフが出席する総会を実施しています。「はたらクリエイターミーティング」で発表した内容をブラッシュアップし、10月の上半期総会で発表しました。
 

 
発表に移る前に、「はたらクリエイターミーティング」の取り組みの概要を紹介。全スタッフに「自分事として受け取ってもらいたい」という願いから、この発表が「一人ひとりのスタッフが想いを声に出し、形にしやすくするための一歩である」ことを伝えました。
 

それぞれのユニット活動の内容

ここでは、各ユニットが取り組んだ内容をご紹介します。
 

①はたらクリエイトで、より楽しく働くための働き方

このユニットでは、「会社のMISSION・VISION・VALUEを体現するスタッフが増えていくためには、現在職務を担っている自分たちが楽しく働いている姿を見てもらうことが大切なのではないか」と考えました。
職務メンバーを対象に、自分の強みポイントや職務に就いてよかったこと、課題と解決策などをアンケート調査した内容をグラフ化して発表しました。調査をしていくなかで、「より楽しく働くためには課題と改善提案を一緒に出すなど自ら行動することが大切」だということに辿り着き、「楽しい環境は自分たちで創り出す意識をもとう!」とスタッフに呼びかけました。
また、職務の有無に関わらず「みんなが特別なスタッフである」ことも大切にしていきたいという発表があり、ピラミッド状の縦型ではなく、隣り合う横型の関係性を築いていきたいと話す姿も印象的でした。
 

②はたらクリエイターのビジョン定義

「はたらクリエイターとして目指す姿」について考えたユニットは、最初に「はたらくをクリエイトする」ことと「仕事を楽しむ」ことに着目しました。
全スタッフのなかからランダムにインタビューした結果、困難が生じたときに誰かが解決してくれることを待つのではなく、主体的・能動的に考え、工夫し自ら動けるかどうかが「はたらくをクリエイトしている」という状態ではないかと行きついたようです。「仕事を楽しむ」の定義は人によって考え方がさまざまあり、どのような状態であることが楽しいのかを自分で知ることが重要だという内容でした。はたらクリエイターの目指す姿は「置かれた状況で工夫することを楽しんでいる」「自分の役割と責任に向き合っている」であることだと発表しました。
さらに、大切なのは常に問い続けることと考えて進化し続けることであり、全スタッフではたらクリエイターを目指していきたいという想いが伝えられました。
 

③VALUEの再定義と「はたクリ的NGワード集」

はたらクリエイトが大切にしていきたいスタンスを明確にし、VALUEを再定義することと、全スタッフが前向きに仕事に取り組めることを目的に「はたクリ的NGワード集」を作成したユニットもあります。
大変なときこそVALUEに基づいた発言や行動をすることで、ポジティブな心境で業務に取り組めるだけでなく、会社の雰囲気もよくなるのではないかと考えからです。シーンごとのNGワードに対するOKワードを紹介すると、スタッフのなかからは「使ったことがあるワードだった」「こう言い換えると前向きだね」という声が上がったことが印象的でした。
担当したスタッフからは、「ワードだけでなく『考え方』として広く捉えてほしい」「自分の言葉が周りの人に与える影響の大きさを意識しよう」といった働きかけも見られました。
 

④顧客満足・生産性をより向上するためのノウハウ集

この取り組みの原点は、さまざまな業務をしていくなかでスキルなどの課題や精神的な部分で悩んだときに、その状態のまま業務を行なうことに不安やモヤモヤとした感情を抱いたことです。
業務効率化や生産性向上のアイデアとHowToを集約したノウハウ集を作成することで、効率的に伝達することと自分でも調べられる環境作りや、スタッフ間の知識レベルの底上げを目指すとともに、「何がわからないかがわからない」という状況も脱却したいという考えがあります。
ユニット活動を通して、社内だけに目を向けるのではなく、クライアントを始めとする社外の方にとっても有益な情報を集約したサイトを公開したいと新しい取り組みの種も生まれました。
 

⑤マネジメント・ディレクションの判断軸

「さまざまな場面で判断が必要になる職務対象者が、判断するために必要な認識を一致させた道しるべを作りたい」という想いから活動が始まったユニットもありました。はたらクリエイターだけでなく、スタッフ一人ひとりが自分で判断できることが増えていくこと、誰がどのような判断をしているかや自分の業務の先を知ることで、個人の業務状況などを報告・相談しやすくなるといった姿を目指しています。
判断をするためには「前提にあるものを理解すること」が大切であることに行きつき、社内のルールは就業規則や雇用形態を理解することで、自分の対象範囲内の勤務ができているかを確認できるといった内容がありました。業務委託契約書や秘密保持契約書、見積りといったクライアントとのお約束を理解することが、業務時間の内訳の考え方に関わってくることを再認識するよい機会になりました。
発表を聞いたスタッフに伝わりやすくする工夫として、誰にでも起こりうる事態への対応をイメージしやすいよう、フローチャートで判断軸を見える化したものを発表に取り入れています。
 

⑥曖昧になっているものの明確化

全スタッフに向けたルールで曖昧になっているものを洗い出し、明確化することと業務マニュアルの改善をテーマにしたユニットです。
はたらクリエイトでは、入社時に新人スタッフ向けの基本的な内容をまとめた業務マニュアルを配布しています。研修期間を終えて業務の基礎が身についたスタッフには、「これはどんなルールだった?」「この応用はどこにも記載がない」と感じることがありました。そこで、スタッフが困ったときに立ち返られるように、曖昧になっているルールを明確化したマニュアルを作成することに。
今回は、社内で仕事に関する質問が多い入社1年目のスタッフに向けた「1年生ガイドブック」を作成し、入社時に配布されたガイドの応用編として活用してもらいたいということが伝えられます。
曖昧になっているルールや質問が多い内容について担当者の回答を集めたところ、明確化できたものとルール化できないものがあることがわかりました。スタッフのなかでもさまざまな考え方があるものや、ルールを決めたところで誰が対応するかまで決められないもの、答えを決めない方が柔軟に対応しやすいものが出てきました。
今後、はたらクリエイト全体でルールを考え、作っていきたいという想いから、スタッフの声を集めるボードを作成・設置することが発表されました。モヤモヤとした気持ちを種に、色々なことを気軽に話し合える環境を目指していきます。
 

スタッフの声

ユニット活動の取り組みをしてきたスタッフと、実際に発表を聞いたスタッフたちに感想を聞きました。
 

<ユニット活動・発表したスタッフの声>
●ユニット活動がここまで広がるイメージがなかったので、各ユニットの成果が形になって感動しました!(Cさん)
●私たち自身が「はたらクリエイターとは?」という部分からスタートした取り組みから、マネジメントや働きやすい環境について考え、意見交換し、まとめあげることで自分の中に落とし込むことができました。(Sさん)
●全スタッフ向けに発表内容をブラッシュアップするとき、伝える相手が違う場合の視点や伝え方も意識しました。(Kさん)
<発表を聞いたスタッフの声>
●業務と平行しながら、大きな課題に取り組んでいたことを知らなかったので驚きました。忙しい状況のなかで、会社やスタッフのためにどのようなことができるか考えられるとろこが素晴らしいです。(Nさん)
●発表を聞いて「この会社で働き続けたい!」という想いがより強くなりました。(Kさん)
●課題を解決する提案だけでなく、よいものをよりよいものに変化させていくという志を感じました。(Hさん)

総会後、発表を聞いた感想を全スタッフにアンケート調査した結果、さまざまな感想が寄せられました。ユニットとして活動してきたスタッフから「テーマについて今後も取り組んでいきたい」という声がある一方で、入社後1年以内のスタッフからは、「働き方の意識が変わった」「自分もスキルアップしていきたい」という前向きな声もあり、社内の雰囲気がより明るくなったと感じました。
 

全員で「はたらくをクリエイトする」組織を目指します

今回のユニット活動の実施で、マネンジメントの観点の育成や新しい取り組みが生まれました。半年間取り組んだ内容を発表したスタッフだけでなく、発表を聞いたスタッフにからも、より前向きに働きたいという意識が芽生えたのではないかと思います。
はたらクリエイトでは、全スタッフがMISSION・VISION・VALUEを体現する組織を目指し、これからも前進し続けます。

banso.(旧hatakuri.)を運営する「株式会社はたらクリエイト」の詳細は、こちらのアニュアルレポートをご覧ください。

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4018

用意周到なお祭り野郎