Web会議のコツ。円滑に進めるために工夫できる14個のこと

Web会議のコツ
 
会議システムを使って、Web上で行う会議である「Web会議」。参加者が一カ所に集まらずに会議を行うことができるため、新型コロナウイルスの感染防止策の一環として、在宅勤務と併用する形で新たに導入した企業も多いようです。しかし、「コミュニケーションが取りにくい」「ツールをうまく使いこなせない」といった悩みを抱えている経営者やマネージャーもいるのではないでしょうか。
 
今回は、Web会議を円滑に進めるために工夫できることを、【準備編】【会議中編】【会議後編】の3つに分けてご紹介します。
 

Web会議のメリット・デメリット

Web会議とは、「Zoom」「Google Meet」「Skype」といった会議システムを使い、Web上で行う会議のこと。新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、対面での会議をさけるために新たにWeb会議を導入する企業や、導入を検討する企業が増えてきています。Web会議のメリット・デメリットについて、簡単に見ていきましょう。
 

Web会議のメリット

Web会議では、通常の会議のように参加者が一カ所に集まる必要がありません。そのため、場所を問わずに開催できるというメリットがあります。「在宅」や「遠方」からの参加も可能なため、多様な働き方に対応することができます。
 
また、「会議室の予約」や「会議場所への移動」「資料の事前配布」などが不要なため、会議の開催・運営にかかる手間やコストの大幅な削減にもつながります。
 

Web会議のデメリット

Web会議の性質上、通信状況の良し悪しによって、会議の進めやすさが左右される傾向にあります。そのため、「通信が頻繁に途絶える」「音声が聞こえにくい」といった通信トラブルが起こりやすいというのが一番のデメリットです。
 
ITスキルがあまり高くない社員など、Web会議に参加することに苦手意識がある社員もいるでしょう。また、参加者同士が対面で言葉を交わせないため、「表情が見えづらい」「雰囲気を感じ取れない」といったことによるミスコミュニケーションが生じやすいという課題もあります。
 
この他、通常の会議と同じようなやり方では「大人数での会議」や「議事進行」がやりにくいため、会議の進め方を見直す必要があるのも、デメリットの1つと言えるでしょう。
 
 

【準備編】Web会議のコツ・工夫できること

さまざまなメリット・デメリットがあるWeb会議ですが、円滑に会議を行うためには、事前の準備が欠かせません。準備段階でのコツ・工夫できることについて紹介します。
 

(1) Web会議システムを選定する

「Web会議システム」と一言で言っても、全てのシステムが同じ特徴を備えているわけではありません。「有料/無料」「事前登録の有無」「録画機能やグループ分け機能の有無」など、システムによってさまざまです。「何人くらい参加するか」「どういう機能が必要か」などを考えた上で、使用する用途に合ったシステムを選びましょう。
 

(2) Web会議システムのアカウント登録・ダウンロード

Web会議システムによっては、事前に「アカウント登録」や「ダウンロード」などをしておかないと、使用できないものもあります。そうした事前準備が必要なシステムを利用する場合、必ず事前に作業を済ませておきましょう。
 

(3) 会議のURL発行と参加者への通知

Web会議では、事前に発行されたURLに参加者全員がアクセスする形で進みます。会議の直前で慌てることのないよう、必ず会議のURLを発行し、参加者に通知しておきましょう。参加者にURLをお知らせする際、会議のアジェンダを一緒に伝えておくこともおすすめです。
 

(4) 機材を準備

「ノートPC」や「イヤホン」「ヘッドセット」「小型のスピーカー」といった、Web会議で使用する機材についても準備しておく必要があります。当日のトラブルに備え、予備のPCを用意しておくと、より安心できるでしょう。
 

(5) リハーサルの実施

Web会議を円滑に進めるためには、まず主催者でリハーサルを行い、「問題なく会議が行えるか」を確認することが重要です。事前に以下の項目をチェックしておきましょう。

  • 会議のURLにアクセスできるか
  • マイク・カメラは正常に動くか
  • 画面共有はどのように行うか 

 

【会議中編】Web会議のコツ・工夫できること

Web会議を滞りなく進めるためには、コツ・工夫が必要です。Web会議中のコツ・工夫できることを紹介します。
 

(6) 困っている参加者がいないかの確認

事前にリハーサルを行うことができる主催者に対し、参加者は基本的にリハーサルには参加しません。
そのため、以下のようなトラブルが発生する可能性があります。

  • URLにアクセスできず、時間になっても参加できない
  • 自分の顔が画面に表示されない
  • 音声が聞こえない

 
主催者はまず、困っている参加者がいないかどうかを確認しましょう。参加者に、「開始時間より少し早めのアクセス」をお願いしたり、「困ったときの連絡手段や予備のWeb会議システム」についてお知らせしたりしておくと、より安心できます。
 

(7) ハウリング対策の実施

Web会議を行う際、注意したいのが「ハウリング」です。会議中に「キーン」「ボー」といった音が鳴ってしまうと、大事な話を聞き取れず、会議がうまく進まなくなる可能性があります。
 
Web会議を円滑に進めるため、「しゃべらない人はマイクをオフ(ミュート)にする」「同じオフィスにいても、別々の部屋から参加する」といったハウリング対策を実施しましょう。なお、Web会議システムによっては、主催者が参加者のマイク音量を調整する機能が備わっているものもあるようですので、ハウリング対策として検討してみても良いかもしれません。
 

(8) コミュニケーションを取りやすくするためのルール決め

Web会議に慣れていない場合、「相手の感情が伝わりにくい」「疑問点があっても、質問しにくい」といったようにコミュニケーションがうまく取れないと感じている人もいるでしょう。
 
そこでおすすめなのが、コミュニケーションを取りやすくするためのルールを決めることです。例として、以下の4つを挙げておきます。

  • 発言が終わったと明確に分かるよう、発言の最後に『以上です』と言う
  • 疑問点やコメントなどは、チャットにリアルタイムで書き込む
  • ミュート中は、意識的にリアクションを大きくする
  • カメラは常時ONにする

 

(9) 参加者を意識した発声・発言

発表者の話し方に問題があると、参加者は大事な話を正しく理解できなくなる可能性があります。そのためWeb会議を行う際、「ハウリング対策」や「コミュニケーションを取りやすくするためのルール決め」と並んで重要なのが、参加者を意識した発声・発言です。基本的なことですが、改めて以下のことに注意しましょう。

  • 大きな声で、しっかりと話す
  • 早口にならない
  • 話す際は、『あー』『えっとー』などと極力言わない
  • まずは結論から話し、その後で理由について説明する

 

(10) 画面共有の活用

「参加者に、資料を一緒に見てもらいたい」「実際の操作を見せながら、Web会議上で引継ぎを行いたい」といったときには、画面共有を活用しましょう。最初の内は、画面共有に慣れている人が操作するとスムーズです。その際、会議には不要な情報まで画面共有してしまわないよう、PC上の余分なタブ・ブックマークバーを消しておきましょう。
 

(11) 議事録の作成・録画

「言った、言わない」というトラブルを防いだり、次回の会議までのタスクを明確にしたりするため、議事録は毎回作成する必要があります。「議事録フォーマット」を用意し、そこに会議で決まった重要事項や今後のタスクなどを記載しましょう。また、議事録の作成にあたり、録画・録音をしたい場合には、参加者の同意を得ておくことも大切です。
 

(12) 次回会議の日程調整

Web会議中に可能であれば行っておきたいのが、次回会議の日程調整です。その場ですぐに決まらない場合には、いくつか候補日程を提示しておき、後日調整すると良いでしょう。
 
 

【会議後編】Web会議のコツ・工夫できること

Web会議が終わった後には、どのようなことをすると良いのでしょうか。Web会議後のコツ・工夫できることを紹介します。
 

(13) 議事録を参加者に共有

Web会議で話し合った内容を忘れてしまわないようにするために効果的なのが、議事録の共有です。会議終了後なるべく早く、議事録を参加者に共有しましょう。議事録の共有と併せて、次回の会議に向けたタスクを再確認することも重要です。
 

(14) 次回会議の予約

議事録の共有の他にやっておきたいのが、次回会議の予約です。次回のWeb会議の日程を確定し、参加者のカレンダーを押さえましょう。
 
 
弊社の月1回行っているスタッフ全員が参加する会議は、70-80名ほどが参加します。その様子を以下の記事にまとめましたので、こちらも参考にしていただけると幸いです。

2020年度上半期総会をオンラインで実施。総会の内容やオンラインならではの工夫

 

Web会議のコツを理解し、有意義な会議にしよう

Web会議には、「場所を問わずに開催できる」「多様な働き方に対応」に対応できるというメリットがあるものの、従来の会議のように進めるとミスコミュニケーションが生まれやすいといった課題もあります。
 
Web会議を円滑に進めるためには、Web会議システムの選定といった「事前準備」の他、ミスコミュニケーションやハウリングを防ぐための「会議中のルール決め」、会議後の「議事録共有」などをすることが重要です。
 
Web会議のコツを理解し、さまざまな工夫をすることで、有意義な会議にしていきましょう。

 
弊社、「はたらクリエイト」はWeb会議をフル活用して、リモートチームサービス「hatakuri」を展開しています。これは、専属リモートチームが人材不足に陥る企業をサポートする「オンラインアシスタント」です。残業が慢性的に発生してい企業の方、コア業務に集中したい方、アウトソーシングが適しているかもしれません。是非お問い合わせ下さい。

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ライタープロフィール

高木 奈津子

取締役COO・キャリアコンサルタント たまに迷子になる舞台監督

高木 奈津子(Takagi Natsuko)

長野県上田市で株式会社はたらクリエイトを設立。取締役COO、キャリアコンサルタント。出産・介護・パートナーの転勤等を理由に、仕事にブランクがある約100人の女性を雇用し、キャリア再構築の仕組みづくり・組織開発に取り組む。伴走 / ともにつくる / いかしあう / 仕事を楽しむ人を増やす
Twitter:@hatakuri_takagi