業務効率化を進めるための5つの手法と17のアイデアと成功した企業の事例

業務効率化
 
業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を省くことで、業務をより効率的に進められるようにする「業務効率化」。限りある経営資源を有効に活用し、企業として利益を上げていくためには、業務効率化が不可欠です。とは言え、「どうすれば業務を効率化することができるのか」と悩んでいる管理職の方も多いのではないでしょうか。今回は業務効率化の概要や具体的な手法・アイデア、注意点などを、企業の事例を交えながら紹介します。
 

業務効率化とは、業務をより効率的に進められるようにすること

近年、少子高齢化に伴う労働人口の減少や、人材の流動化の進行などにより、企業における慢性的な人材不足が社会問題となっています。また、企業には「ヒト・モノ・カネ・情報」という4つの経営資源がありますが、いずれも限りがあるため、いくらでも自由に使うことはできません。
そうした状況の中で、近年「業務効率化」の重要性がますます高まっています。業務効率化の概要や生産性向上との違いについて紹介します。
 

業務効率化とは

業務効率化とは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくして、業務をより効率的に進められるようにすること。業務を見直し、「ムリのあるスケジュールや業務量」「ムダな時間」「部署や従業員、季節などによってムラのある業務量」を軽減する方法を考え、実行する取り組みとも言えます。
 
業務効率化の目的は、「時間やコストの削減」です。業務効率化によりムリが少なく働きやすい職場になることにより、従業員の負担が軽減され、従業員エンゲージメントが向上したり、優秀な人材を確保しやすくなったりする効果が期待できます。業務効率化により残業時間を減らすことができるため、働き方改革やワークライフバランスの実現にもつながります。また、これまで別の業務にあてていた時間をよりクリエイティブな仕事に回すことができるため、イノベーションの創出も期待できるでしょう。その結果、企業の生産性や業績の向上にもつながると言われています。
 

生産性向上との違い

「業務効率化」と混同されがちなのが、「生産性向上」です。生産性向上とは、最小限の資源(人数・時間・コスト)で最大限の成果(付加価値)を上げられるようにすること。業務効率化も生産性向上も、企業の業績を改善するための方法の1つという意味では同じですが、目的が異なります
 
業務効率化が目指しているのは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を省くことによる、時間やコストの短縮です。一方、生産性向上では、時間・コストの削減や事業の再構築・新規創出などにより、より少ない労力でより高い成果を生み出すことを目的としています。生産性向上という企業にとっての大きな「目的」を達成する「手段」の1つが、業務効率化だと理解すると良いでしょう。
 

業務効率化をするための事前準備

業務効率化を円滑に進めるためには、事前準備を十分行うことが重要です。業務効率化をするための事前準備について、順を追って見ていきましょう。
 
業務効率化フロー図
 

①業務内容・業務フローの可視化

企業においては、多くの従業員がさまざまな業務を担当しています。「具体的にどのような業務があるのか」「実際に、どういった手順で業務が進められているのか」など、全ての業務の内容・フローを把握できている人はわずかでしょう。
 
そのため、まずは「どのような業務が、どういった手順で進められているのか」を確認することが重要です。業務内容や業務フローを可視化することにより、従業員が担っている業務を正確に把握しましょう。
 

②削減・短縮できる可能性がある業務の洗い出し

従業員が「必要」だと思って行っている業務の中にも、削減や短縮できるものがあるかもしれません。業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を取り除くためには、削減・短縮できそうな業務の洗い出しをする必要があります。
 
洗い出す際は、「業務内容・業務フローの可視化」や「従業員からのヒアリング」が有効です。業務内容・業務フローを可視化することで、「省いてしまっても問題がない」「業務内容に重複がある」といった状況をを客観的に見つけることができます。また、従業員からのヒアリングを行えば「この作業に時間がかかってしまっている」「できれば、この作業は省いてもらいたい」といった現場の本音を知ることができるでしょう。
 

③優先順位を明確にする

業務効率化を進めるうえで、「具体的な手法を考える」「ツールを用意する」といった業務が付随するため、ある程度の時間や手間がかかります。また、一度に全ての業務を変更しようとすると、従業員への負担が一次的に増える可能性があります。
 
そのため、「まず何から着手すべきか」「今すぐ変えなくても問題なさそうな業務はどれか」など、業務効率化の優先順位を明確にすることが重要です。優先順位を明確にする際には、業務の洗い出しと同様、「業務内容・業務フローの可視化」や「従業員からのヒアリング」を活用すると良いでしょう。
 

④効率化しやすい業務から始める

業務効率化の優先順位が高い業務の中には、「効率化しやすい業務」と「効率化しにくい業務」が混ざっていることもあるでしょう。「効率化しにくい業務」から業務効率化を進めようとすると、なかなか成果に結びつかず、業務効率化に対する意欲が弱まる可能性があります。そのため、まずは業務効率化の優先順位が高い業務の中でも、「効率化しやすい業務」から着手しましょう。
 
効率化しやすい業務の例としては、フォーム記入、申請・承認といった「定型化に適した業務」、顧客からの問い合わせ対応や四半期ごとの作業などの「定期的に繰り返し行う業務」、誰でも比較的簡単に対応できる「単純な業務」、会議や移動時間の長い出張といった「時間を要する割に、成果が見えにくい業務」などが挙げられます。
 

業務効率化の手法・アイデア

管理職の方にとって、「どういった方法でチームの業務効率化を図っていくのか」が気になるところでしょう。業務効率化の手法・アイデアを紹介します。
 

手法①:時短テクの活用

業務効率化のためには、従業員一人ひとりの工夫や努力が欠かせません。以下のような時短テクを取り入れてみましょう。
 

アイデア①:ショートカットキーを使う

業務でパソコンを使用する頻度が高い場合、マウスを使わずにさまざまな操作ができるショートカットキーの活用がおすすめです。例えば、以下のようなものがあります。
 

ショートカットキー 行える操作
[Ctrl]+[A] すべて選択
[Ctrl]+[C] コピー
[Ctrl]+[X] 切り取り
[Ctrl]+[V] 貼り付け
[Ctrl]+[ALT]+[V] 形式を選択して貼り付け
[Ctrl]+[Z] 元に戻す
[Ctrl]+[S] 上書き保存
[Ctrl]+[F] 検索
[Ctrl]+[H] 置換
[Ctrl]+[P] 印刷

 

アイデア②:ToDoリストを作成する

従業員がいくつかのプロジェクトや部署を兼務している場合、「業務の優先順位を決めにくい」「業務をやり残してしまう」といった課題を抱えている可能性があります。そうした際に活用したいのが、日々のやるべき業務をまとめたToDoリストです。
 
ToDoリストによりやるべき業務を可視化することで、業務の優先順位を決めやすくなり、業務のやり残しがなくなります。「この業務を何時までに終えたいか」という締め切り時間を併記しておくと、より効率的に業務が進められるでしょう。
 

アイデア③:テンプレートを作る

取引先や社内へのメール対応に時間がかかっているようであれば、メールの用途ごとにテンプレートを作成しましょう。定型文をテンプレートとして登録しておけば、送り先のメールアドレスや宛名、日付などを入れ替えるだけですぐにメールを送信できるため、作業時間が短縮します。
 

アイデア④:メールを確認する頻度を減らす

メール確認は社会人にとって大切な業務ですが、あまりに頻繁に確認していると、本来やるべき業務に集中できなくなる可能性があります。そのため、メールを確認する頻度を減らすことを検討すると良いでしょう。「出勤時」「昼休憩前」「昼休憩後」「退勤1時間前」といったように、決まった時間に確認するようにすることで、より優先度の高い業務に集中して取り組めるようになります。
 

手法②:職場環境・作業環境の整備

業務を効率的に進められるかどうかは、職場環境・作業環境によって左右されることもあります。以下のように職場環境・作業環境を整備することにより、業務効率化を図りましょう。
 

アイデア⑤:マニュアルの作成

業務によっては、新人・ベテランなど習熟度に関係なく誰でも同じ作業ができるようにすることで、業務効率が各段に良くなるものもあります。誰もが同じ業務をできるようになるために欠かせないのが、マニュアルの作成です。文章だけでの説明では読みづらいため、フローチャートや画面キャプチャなどを入れてマニュアルを作成すると良いでしょう。
 

アイデア⑥:会議や面接の時間短縮・オンライン化

会議や面接は企業にとって重要なものではありますが、会議・面接そのものや会場までの移動に時間・コストがかかりがちです。そのため、会議・面接のやり方を変えれば、業務効率化につながります。
 
具体的な方法としては、会議資料やアジェンダの事前共有などによる会議時間の短縮、「Zoom」「Google Meet」といったWeb会議システムの活用による会議・面接のオンライン化が挙げられます。
 

 

アイデア⑦:ペーパーレス化

社内でのやり取りに「紙」の文書を多く使っている場合、文書を「電子化」するペーパーレス化を実施するだけで、紙代・インク代といったコストや管理にかかる手間を大幅に削減することができます。社外との契約書のやり取りについても、電子契約書に変更することで、ペーパーレス化が可能です。
 

アイデア⑧:オフィスのレイアウト変更

業務の進め方に問題がなくても、オフィス内の動線が良くなかったり、同じプロジェクトを担当しているメンバー同士が別々のエリアに座っていたりすると、業務に支障をきたす可能性があります。業務を効率的に行えるよう、デスクやプリンターの位置が適当かを見直し、オフィスのレイアウトを変更しましょう。
 
なおデスクの配置については、固定席を設けない「フリーアドレス」を導入するという方法もあります。フリーアドレスの導入を検討する際は、従業員が日々の業務内容や担当しているプロジェクトによって柔軟に移動できるよう、ノートパソコンへの切り替えを併せて行うことをおすすすめします。
 

アイデア⑨:リモートワークの導入

遠方から出社している従業員や、短時間勤務の従業員が多い場合には、自宅やコワーキングスペースといった社外からオンライン上で業務を行うリモートワークの導入を検討すると良いでしょう。リモートワークにより通勤時間を短縮することで、より集中して業務を進められるようになり、業務効率化が期待できます。
 
リモートワークの導入と併せて、「ノートPCへの切り替え」や「電子印鑑の導入」「印鑑廃止」といった取り組みを行うことができれば、業務をより効率的に進められるでしょう。
 

手法③:社外の人材・サービスの活用

業務効率化を進める際は、「自社だけでやる」のではなく「社外の力を借りる」ことを検討するのも1つの手です。業務効率化のため、以下のような人材サービスの活用を検討してみましょう。
 

アイデア⑩:業務のアウトソーシング

事務やカスタマーサポートといった「ノンコア業務」、どの企業でもほぼ同様の手順で進めることができる「標準化された業務」、法律の知識が必要な「やや煩雑な業務」を効率化したい場合、まず検討したいのが、業務のアウトソーシングです。
 
アウトソーシングとは、自社の業務の一部を外部の企業に委託すること。アウトソーシング会社には特定の業務についての経験・実績が豊富なため、自社で作業をするよりも効率的に業務が進められる可能性があります。
 

 

アイデア⑪:専門家のコンサルティング

業務効率化に取り組みたいと思っても、「どこをどう改善すれば良いのかわからない」という管理職の方も少なくないでしょう。業務の「ムリ・ムダ・ムラ」やその改善策を見つけるための方法として検討したいのが、専門家のコンサルティングです。業務改善に関する専門知識をもっている専門家からコンサルティングを受けることにより、課題が浮き彫りとなったり、改善策を見つけたりすることができます。
 

手法④:ツールやシステムの活用

世の中には、業務を円滑に進めるためのさまざまなツール・システムがあります。以下のようなものをうまく活用し、業務効率化を図りましょう。
 

アイデア⑫:チャットツールの導入

社内外とのやり取りでメールを頻繁に使っている場合、コミュニケーション手段をメールからチャットに変えることで、メッセージの送信にかかる時間が短縮され、業務効率化につながります。企業での利用を目的としたチャットツールの導入を検討すると良いでしょう。チャットツールの具体例につては、後ほど紹介します。
 

アイデア⑬:業務管理システムの導入

毎日発生するさまざまな業務を、誰でも簡単に実行・管理したい場合におすすめなのが、業務管理システムの導入です。「勤怠管理システム」「生産管理システム」「営業管理システム」などさまざまなシステムが販売されているので、導入目的やコストなどを考えた上で、自社に合った業務管理システムを選択しましょう。
 

アイデア⑭:グループウェアの導入

従業員同士の情報共有やコミュニケーションが不十分だと、業務に支障をきたす可能性があります。そうした状況を打開するための手段の1つとして挙げられるのが、グループウェアの導入です。
 
グループウェアとは、オンライン上で従業員が情報共有やコミュニケーションを行うことができるツールのこと。「電子メール機能」や「掲示板機能」「ドキュメント共有機能」「スケジュール管理機能」などが備わっており、業務を効率的に進めることができます。グループウェアの具体的については、後ほど紹介します。
 

手法⑤:業務の自動化

従業員が日々行っている業務の中には、「1回1回の作業時間は短くても、月単位・年単位で見ると一定の時間がかかっている」業務もあるでしょう。頻繁に発生する業務にかかる時間を短縮するために効果的なのが、業務の自動化です。
 

アイデア⑮:Excelのマクロ機能の活用

「業務でExcelを使う機会が多い」「毎回同じ操作をするために、Excelに何度も触っている」といった場合におすすめなのが、自動化したい操作をワンクリックで実行できるExcelのマクロ機能の活用です。「VBA」というプログラミング言語を使ってマクロを組んだり、実際に行った操作をExcelに記録させたりすることで、これまで何度かExcelを触る必要があった操作を一度に済ませることができます。
 
なお、Excel以外の表計算ツールの中にも類似した機能を備えているものもあるようですので、検討してみると良いでしょう。
 

アイデア⑯:RPAの導入

「各支店が送ってきたExcelファイルの内容を、営業管理システムに転記する」「FAXで届いた発注書の内容を、専用のシステムに登録する」といった定型的な業務を効率化する際に検討したいのが、
「Robotic Process Automation(RPA)」の導入です。RPAとは、ロボットを活用した業務自動化のソフトウェアのこと。明確な判断基準がある定型業務にRPAを活用することで、従業員の負担が軽減され、業務が効率化します。RPAの具体例については、後ほど紹介します。
 

アイデア⑰:ヘルプデスクのbot化

社内には、社員や顧客からの問い合わせ対応に時間・手間がかかっている部署もあるでしょう。問い合わせ対応にかかる労力を軽減し、通常業務に集中できるようにするために検討したいのが、問い合わせへの自動応対を可能にするヘルプデスクのbot化です。
 
想定される質問とそれに対する回答を、問い合わせページにあらかじめ設定しておけば、botが問い合わせに自動で応答します。ヘルプデスクをbot化することで、担当者が同じ質問に繰り返し対応する必要がなくなり、業務を効率化することができます。
 
これらの手法・アイデアは、いくつかを組み合わせることでよりその効果が高まります。自社の状況を踏まえた上で、「何と何を組み合わせると良いのか」検討しましょう。
 

業務効率化のためのツール

先ほど紹介したように、業務効率化を進める手段の1つとして、ツールの導入が挙げられます。ここでは「チャットツール」「グループウェア」「RPA」という3つのツールの具体例を簡単に紹介します。
 

チャットツール

チャットツールを使えば、メッセージ送信やファイル共有を簡単に行うことができます。ビジネス向けチャットツールとして代表的なのが、「Chatwork」や「Slack」です。
 

Chatwork

「Chatwork」は、Chatwork株式会社が提供しているチャットツールです。「チャット」「タスク管理」「ファイル管理」「ビデオ/音声通話」といった機能を備えています。27万社近い企業が、Chatworkを導入しているようです。
 

Slack

「Slack」は、世界150カ国以上で利用されているチャットツールです。チーム別、プロジェクト別、顧客別など、チャンネルをさまざまな分類に分けて作成することができます。各種ツールやアプリと連携できるため、利便性が高いようです。
 

グループウェア

グループウェアを使うことにより、「ペーパーレス化を進めやすくなる」「従業員同士がコミュニケーションを取りやすくなる」といった効果が期待できます。代表的なグループウェアとしては、「G Suite」や「サイボウズOffice」などが挙げられます。
 

G Suite

「G Suite」は、Google社が提供するグループウェアです。「Gmail」や「カレンダー」の他、「ドキュメント」や「スプレッドシート」といったファイル作成、「ドライブ」上でのファイル共有などをすることができます。G Suiteを使うことで、従業員同士が連携を取りやすくなるようです。
 

サイボウズOffice

「サイボウズOffice」は、サイボウズ株式会社が提供しているグループウェアです。「スケジュール」「掲示板」「ファイル管理」「メッセージ」といった機能を備えています。導入企業は6万5000社以上で、特に中小企業に支持されているようです。
 

RPA

RPAを導入すれば、定型的な業務を自動化することができます。RPAとして代表的なのが、Apps Scriptです。
 

Apps Script

「Apps Script」は、Google社が提供するRPAです。同じくGoogle社が提供しているグループウェア「G Suite」の統合に対応しています。Apps Scriptを導入すれば、本格的なソフトウェア開発の経験がない人でも、「G Suite」上にカスタムソリューションを構築することができるようです。
 

業務効率化に成功した企業の事例

実際に、各企業ではどのように業務効率化が行われているのでしょうか。先ほど紹介した「チャットツール」「グループウェア」「RPA」の3つを使って、業務効率化に成功した企業の事例を紹介します。
 

株式会社はたらクリエイト

長野県上田市でリモートチームサービス「hatakuri」を展開する株式会社はたらクリエイトでは、「Chatwork」「G Suite」「Apps Script」を活用しながら、業務を行っています。
 
「Chatwork」は、主に社内外とのメッセージのやり取りや、チーム・個人のタスク管理、社内での情報共有を目的に利用しています。「G Suite」のファイル作成やファイル共有、カレンダーといった機能の利用頻度も高く、勤怠管理には「Apps Script」を活用しています。
 
「Chatwork」「G Suite」「Apps Script」の3つをうまく活用することにより、業務効率化やコミュニケーションの活性化につながっています。
 

業務効率化の注意点

業務効率化を進める際には、いくつか注意すべきことがあります。業務効率化の注意点を紹介します。
 

一度に全ての方法を試さない

業務効率化のためのさまざまな手法・アイデアを知ると、「一度に全てを試してみたい」と思うこともあるかもしれません。「一度に全ての方法を試す」のは良いことのようにも思えますが、実際にはあまりおすすめできるものではありません。さまざまな取り組みを一度に実行しようとすると、全てが中途半端になり、十分な効果が得られにくくなる可能性があるからです。まずは「自社にとって現実的な方法は何か」を考え、それを実行することから始めましょう。
 

PDCAを回し効果を検証する

良かれと思って始めた業務効率化であっても、さまざまな理由により、十分な効果を出せていない可能性もあります。業務効率化の目標は、「いくつかの方法を試す」ことではなく、「いくつかの方法を試すことで、時間やコストを削減する」ことです。そのため、PDCAサイクルを回し、効果を検証する必要があります。作業時間や人件費、ミスの発生頻度といった指標から、十分に業務効率化できているかを検証しましょう。
 

実施した手法が合わないと判断したら別の手法を試す

効果検証の結果によっては、「業務効率化がさほど進んでいない」と判断せざるを得ないこともあるでしょう。業務効率化が思うように進んでいない場合、原因として考えられるのが「手法のミスマッチ」です。自社に合ったやり方でないとかえって手間やコストがかかってしまう可能性があるため、業務効率化の効果があまり出ていない場合には、手法が自社に合っているかを確認する必要があります。「手法が自社に合わない」と判断したら、別の手法を試し、再度PDCAを回して効果検証をしましょう。
 

過度に業務効率化を求めすぎない

業務効率化にこだわり過ぎている職場では、「業務を早く進めないといけない」という過度のプレッシャーを感じてしまう従業員もいるでしょう。業務効率化を過度に求め、業務スピードが上がるのと引き換えに、ミスやクレームが増加する可能性も否定できません。従業員に対し、業務効率化を過度に求めすぎないよう、注意しましょう。
 

業務効率化よりもコミュニケーションの活性化を図った方が良い場合も

企業の特性によっては、そもそも業績を上げる手段として「業務効率化」が最適ではない場合もあります。「クリエイティブな業務が多い企業」や「従業員同士の雑談・イベントを大切にしている企業」では業務効率化を進めるよりも、コミュニケーションの活性化を図った方がより大きな成果につながる可能性もあるからです。「自社が抱える課題は何か」「何を強みとしているか」などを考えた上で、業務効率化以外の方法を模索してみることも、場合によっては必要でしょう。
 

業務効率化を学べるセミナー

業務効率化についてもっと知りたい場合には、セミナーを受講すると良いでしょう。業務効率化について学べるセミナーを2つ紹介します。
 

SMBCビジネスセミナー

SMBCビジネスセミナーは、SMBCコンサルティング株式会社が提供しているセミナーです。「業務改善」や「タイムマネジメント」「PDCA」などについて学ぶことができます。東京と大阪で開催されているようです。
 

業務効率化プログラム

業務効率化プログラムは、株式会社ビジネスプラスサポートが提供しているセミナーです。「段取り・タイムマネジメント研修」や「IT業務のスキル改善研修」「IT業務効率化研修」といったさまざまなプログラムが用意されています。
 

さまざまな手法・アイデアを活用し、業務効率化を図ろう

業務をより効率的に進められるようにする「業務効率化」には、「時間やコストの削減」「生産性」の向上などさまざまな効果が期待できます。しっかりと事前準備をした上で、「ツール・システムの導入」や「業務の自動化」といった施策を実行しましょう。
 
成功事例や注意点なども参考にしながら、さまざまな手法・アイデアを活用し、業務効率化を図ってみてはいかがでしょうか。