仕事を楽しむための制度や取り組みをスタッフが提案する「みんクリミーティング」。きっかけや概要を紹介


 

こんにちは、取締役の柚木です。
はたらクリエイトには、社内の体制や制度、環境についてスタッフが提案する制度「みんクリミーティング」があります。今回は、「みんクリミーティング」を始めたきっかけや運用の流れ、提案のポイントのほか、実際に運用が決まった制度についてご紹介します。

柚木 真|ゆのき しん
株式会社はたらクリエイト取締役・Webマーケ/SEO担当(NOW!!)←コワーキング運営←ニトリ物流。リモートチーム「hatakuri」で人手不足に陥る首都圏の企業の業務サポートをしてます。新宿区生まれ育ち→長野県へ移住。温泉・ビール・焚き火があると昇天。
Twitter:@Shin_Yuno

 

みんクリミーティングとは

みんクリミーティングとは、「みんなはたらクリエイターミーティング」の略称で、会社をよりよくしていくための制度や取り組みを提案する場です。月に一度、スタッフ全員が参加する全体会で、考えてきた提案を発表できる時間を15分程設けています。

スタッフが「はたらクリエイト」を自分事として捉え、制度や取り組みなどを自発的に提案してもらうことを目的として2019年に開始しました。
 

 

みんクリミーティングを始めたきっかけ

会社を立ち上げて間もない頃、制度や取り組みが十分に確立されていない中で、「もっとこうすべきだ」「会社とはこうあるべきだ」という要求がスタッフから出ることも多く、環境や福利厚生など働きやすさは「(自分ではない)”会社側”が考えつくるもの」という意識を持ったスタッフもいました。

はたらクリエイトでは、スタッフが主体的に「はたらく」をクリエイトしていく組織にしたいと考えていたので、まずはそれぞれの意見を出し合うために、2018年の夏頃にスタッフ全員で「制度ミーティング」というワークショップを実施することにしました。

制度ミーティングでは、スタッフを5~6人ごとに10グループつくり、改めて代表の井上や取締役の高木からも「まだ会社が成長過程にあるなかで、みんなと一緒に”はたらクリエイト”していきたい」ということを伝え、グループそれぞれと「今後会社が成長してきたときに、利益をどのように使っていきたいか」をテーマに話し合いました。

すると、「目標を達成した人に対してインセンティブを作りたい」という一方で、「うまく分配したいけど業務内容がバラバラなので、チームごとに不平等感がないようにしたい」「どうせならスタッフ全体で楽しめるイベントをやりたい」「オフィスにワクワクするようなモノを充実させたい」など、様々な声が各グループからあがってきました。


 

なかでも多く声があがった、スタッフ同士が感謝を伝えあう「サンクスカード」は、すぐに実施されました。
(のちに「はたクリPON!」という名称に変更し、現在も継続して運用されていきます)

意見を出し、それがカタチになっていく経験を通して「これまで働いてきた会社では、自分の意見を言ってはいけないと思っていたけど、ここでは提案して、自分たちで変えていいんだ!」といった声もありました。

そういった空気感を大事にしながら、継続的に提案しやすい環境をつくるために生まれたのが、「みんクリミーティング」です。
 

みんクリミーティング運用の流れ

みんクリミーテングで提案し、取り組みや制度が実行されるまでの流れをご紹介します。

①フォームで提案を募る

はたらクリエイトでは、毎月「翌月の勤務希望調査」をGoogleフォームにて行っています。そのフォーム内に「みんクリミーティングで提案したい内容」という項目を設けており、提案したいことがあるスタッフは提案内容や、目的、実施方法、スケジュール、コスト感などを記載します。
 

②提案者に声掛けをする

フォーム締切後、HR部門のスタッフが記載内容を確認。その後、提案者に声掛けをして具体的な内容をヒアリングしながら運用イメージを具体化するサポートを行います。
 

③発表資料の用意

発表資料(スライド)も提案者が作成します。ただやりたいことを伝えるだけではなく、目的、実施方法、スケジュール、コスト感など、聴き手が実施の判断しやすいようにまとめてもらいます。また、みんなが楽しめるように提案内容にあった画像を貼り付けたり、アニメーションを入れたりと提案者の個性が光ります。
 

④全体会の「みんクリミーティング」でプレゼンする

提案者はスタッフ全員に向けてプレゼンをします。提案後、質問や意見なども飛び交い、スタッフからの拍手によって承認を得ます。自分の考えをまとめたり、人に伝える話し方を意識したりすることは、ビジネススキルの向上につながり、実際にクライアントとWEBミーティングでやりとりをする際にも役立っていると感じています。
 

⑤実行する

提案が承認されたら、提案者が主催となり、実行に移していきます。実行方法は内容によって様々ですが、提案者はChatworkで呼びかけやリマインドをするといった工夫を取り入れています。
 

⑥振り返る

開催後、提案者には活動の振り返りを行ってもらい、全体会やChatworkで共有してもらいます。取り組みの雰囲気が伝えるだけでなく、スタッフ客観的な意見を聞いたり内容を振り返ったりする機会を設けることで、本来の実施目的とズレることなく、活動の継続発展につながっています。
 

提案~実行までのポイント

みんクリミーティングで提案してから実行に移すまでのポイントをご紹介します。

提案相手を明確にする

提案する制度や取り組みは、「誰が対象か」「誰に協力してもらいたいか」を明確にします。「みんクリミーティング」は、スタッフ全員が参加する全体会の場での提案となるので、基本的にはスタッフの大多数が対象となることを前提としています。特定の一部への働きかけを想定している場合、「研修申請」や「チャレンジ申請」など別の申請を使うことを推奨しています。
 

誰かに負担が偏っていないかを確認する

提案内容を実施することになった場合に、誰か特定の人に負担が偏っていないかも確認します。たとえ良い内容でも特定の人だけが大変になってしまうと継続するのが難しいからです。運用面の負担を軽減するためのツール活用や役割分担、フォロー体制などを一緒に考えます。
 

提案した理由や目的を具体的に伝える

制度や取り組みを取り入れる場合、時間・お金などの投資も発生します。そのため、ただ「やりたい」という気持ちだけではなく、きちんと提案の理由や目的を伝えることが重要なポイントとなります。理由や目的をクリアにすることで、提案への疑問や不満、不参加が少なくなり、スムーズな運用につながっていると感じています。
 

コスト(投資)はどのくらいかをイメージする

提案者には運用の流れをイメージして、全体でどのくらい費用や時間がかかるかの算出までしてもらいます。加えて、費用はスタッフ負担なのか、事業費から捻出するのかなども検討してもらいます。
 

期日やお手伝いスタッフの必要の有無を考える

内容によっては、定期的に継続していくものと単発で開催するものがあります。特に緊急度の高い提案や、実施時期が決まっているような場合、当日までのおおまかなスケジュールまで組み、どのような体制で実施するかも検討しておく必要があります。実施までの流れをスムーズにするためのリソース配分などを考えることで、マネジメントスキルが磨かれます。
 

みんクリミーティングで生まれた取り組み

実際に、みんクリミーティングから生まれた取り組みの一部を紹介します。

はたくリユース(佐藤夕子さんから)

はたクリユース」は、家庭にある不用品を持ち寄り、必要なスタッフが無料で持ち帰る取り組みです。オフィスに「リユーススペース」を設置して運用しています。捨てられるはずのものが誰かの手に渡ることでエコにつながるほか、はたクリユースをきっかけにスタッフ同士の交流が生まれ、会社全体の活性化につながっています。
 

シャッフルランチ(佐藤映子さんから)

シャッフルランチ」は、入社時期や担当業務が違うスタッフが集まって一緒にランチをする取り組みです。スタッフ同士がお互いのことを知るきっかけになったり、気軽におしゃべりして息抜きできたりと、コミュニケーション強化やモチベーションアップにもつながっているようです。
 

スタッフ紹介リレー(小林薫さんから)

スタッフ紹介リレー」は、リレーのようにバトンをつなぎながら、順番にスタッフの良いところを紹介していく取り組みです。他のスタッフに自分の良い点を見つけてもらうことで自信になったり、インタビューして文章をつくるスタッフの成長にもつながったりと、ポジティブな効果が広がっています。
 

自ら「はたらく」をクリエイトすることで、仕事を楽しむ組織に

「はたらクリエイト」を自分事として考えてもらうことを目的に開始した「みんクリミーティング」。毎月1~3件程度の提案があり、ほとんどがすぐに実践につながっています。今後も、スタッフそれぞれの声を大事にしながら、ともに「はたらクリエイト」を続けて行きたいと思っています。