より活用される社内ポータルサイトへリニューアル。「はたクリポータル」活性化に向けたポイントや今後の展望
こんにちは、ライターの手塚です。
はたらクリエイトには、会社全体に向けたお知らせや各種申請フォームなどを掲載する社内ポータルサイト「はたクリポータル」があります。今でこそ多くのスタッフが活用している「はたクリポータル」ですが、以前は今ほど活用シーンは多くありませんでした。今回は、「はたクリポータル」の導入から活用されるサイトにするための工夫、今後の展望についてご紹介します。
はたクリポータルとは？
「はたクリポータル」は、はたらクリエイトに所属するメンバーのみが見られる社内ポータルサイトです。Google Workspaceの機能の一つである「Googleサイト」を活用し、2018年10月から導入しています。
現在ポータル内には、会社全体へ広報したいお知らせや就業規則、各種申請フォームのほか、新人スタッフ向けのツールの使い方、おすすめ図書をまとめたライブラリページなどを掲載しています。
託児所のページもあり、利用規定や、子どもたちの日々の様子を記録したフォトアルバムも掲載中です。
最低限の情報を簡潔にまとめた初期ポータル
はたらクリエイトでは、2018年に社内ポータルを導入しました。
初期ポータルの概要
導入当初は、勤怠管理を主な目的としていました。サイトトップに各自の勤怠管理ツールを配置し、全体へのお知らせを掲載する形です。
はたらクリエイトには、働き方を柔軟にするための独自の制度や、スタッフの声から生まれた取り組み・研修が多数あります。制度・取り組みの増加に伴い、「知りたい情報がどこにあるのか」を探すのが難しくなり、スタッフから「情報が集約されている場所があると便利ではないか」という提案がありました。それを受け、ポータル内に「申請書・報告書」や「各種フォーム」のページが追加されます。
生じた課題
社内ポータルを導入し運用していましたが、「なかなか活用されない」という課題がありました。専任の担当者不在のため情報の更新頻度が低かったことも、アクセス頻度に影響を与えていたようです。加えて、初期ポータルを作成したエンジニアが育児休業に入り、ますます社内で「はたクリポータルの存在」が薄れていきました。
活用されるポータルサイトへ。リニューアルのポイント
2021年3月、はたらクリエイトの社内研修や制度を、メンバーがより効果的に運用できるように情報を可視化しようとしたことをきっかけに、「はたクリポータル」のリニューアルを図りました。
リニューアルポイント1：情報を集約しなおす
「まとめきれていない情報を集約しなおす」ことを意識しながら、ドライブ内に埋もれている情報やチャットや特定の会で流れてしまう情報を集約できるポータルサイトへとリニューアル。以前の「はたクリポータル」よりも、掲載している情報量が大幅に増えました。情報の取捨選択時や運用時には、新人研修やバックオフィス業務、システム業務に携わるスタッフなどにヒアリングし、みんなの声を反映しています。
リニューアルポイント2：親しみやすいアイコン
メンバーに親しみを持ってもらえるよう、「はたクリポータル」では、情報をアイコン付きで掲載しています。アイコンを見れば何についての情報があるかわかるため、入社したてのスタッフからも「活用しやすい」と好評です。
リニューアルポイント3：訪問への道筋を工夫
はたらクリエイトでは、社内にお知らせを流す際、Chatworkを活用し、チャットの文面に該当URLをつけてスタッフに情報共有するという方法をとっています。
そこで、チャットの文面を短縮するためにも、「はたクリポータル」から各自情報にアクセスするよう呼びかけました。「はたクリポータル」を訪問する道筋をつくり、スタッフそれぞれに、どこにどの情報があるのかを認識してもらったのです。勤怠に関する毎月のお知らせにも、「はたクリポータル」からアクセスしてもらうようにしたことで、多くのスタッフが「はたクリポータル」を活用するようになりました。
メンバーの声
はたクリポータルのリニューアルを受けて、メンバーに感想を聞いてみました。
制度紹介や申請フォームなどの情報が網羅されているので、「まずははたクリポータルにアクセスしよう」と意識が変わりました。知りたい情報を誰かに聞くことなく、すぐに自分で探せるのもいいと思います。また、アイコンが加わったことで視覚的にもわかりやすくなり「使おう！」「探そう！」という気持ちがより高まりました。（Sさん）
毎月、全体に広報する「勤怠関連」の情報が集約されたことで、発信する側は「伝えやすく」、情報を受け取る側も「分かりやすく」なったと感じています。新しい取り組みとして始まった「部活動」を紹介するページも作成中で、現在進行形で情報が集約されています。みんなの声で使いやすいポータルになってきていると思います。（バックオフィス担当者）
今後の展望
はたらクリエイトは、「はたクリポータル」を開発・運用した経験を活かし、さまざまな企業における社内ポータル作成のお手伝いをしていきたいと考えています。
社内ポータルの活用により社内の取り組みや制度の見える化・活性化や、ES（従業員満足度）の向上が望める一方で、「情報の棚卸しが難しい」「更新しづらいシステムを使っている」といった課題を感じている企業もあるようです。
はたらクリエイトが提供するチーム型アウトソーシングサービス「banso.」では、社内ポータル設計・運用支援もご相談いただけます。また、より活用される社内ポータルにするための、ワークショッププログラムの提供も可能です。ご興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。
まとめ
はたらクリエイトでは、社内ポータルの活用により、情報の周知や集約をスムーズに行えるようになりました。新しい取り組みや制度が生まれるたびに、「はたクリポータル」はより充実していきます。
今後もさまざまなツールを活用しながら、「はたらくをクリエイトすることで仕事を楽しむ人を増やす」チャレンジを重ねていきたいと思います。
