Holmesが「テレワーク時の契約業務に関する実態調査」を実施。9割以上のビジネスパーソンが「契約業務を不便」と感じていることが明らかに

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国内初のクラウド型契約マネジメントシステムである「ホームズクラウド」を運営する株式会社Holmesが、「テレワーク時の契約業務に関する実態調査」を行いました。新型コロナウイルスの影響によりテレワークの導入が進む中、出社時と比べて契約業務周りに費やす時間や負担が増加している実態が明らかになりました。
 

テレワークは普及しつつあるも、「契約周り」で電子化が進んでいない

総務省(2019)の「平成30年通信利用動向調査」によると、従業員数1000~1999名の企業の34.9%、2000名以上の企業の46.6%がテレワークを「実施している」という結果が得られ、大企業でのテレワーク導入は徐々に進んでいることが明らかになりました。

しかし、電子契約の導入に関しては、JIPDEC(一般財団法人日本情報経済社会推進協会)が国内企業を対象に行った「企業IT利活用動向調査2018」で、導入率は43.1%と普及しつつあるものの、まだまだ推進の余地のあることがわかりました。導入企業においても、一部の業務のみ電子契約へ移行しているが、社内システムや手続き上の問題など、全社導入が難しいケースもあるようです。

参考:総務省(2019)「平成30年通信利用動向調査」
参考:JIPDEC(2018)「企業IT利活用動向調査2018」
 
 

「やむを得ず出社した主な理由」の1位は「契約書の押印・送付のため」

こうした背景を踏まえ、Holmesでは「テレワーク時の契約業務に関する企業課題」を浮き彫りにすることを目的に、過去3ヶ月間にテレワークを実施して契約業務に携わった経験のあるビジネスパーソンを対象に調査を実施しました。
 
まず、「やむを得ず出社した経験はありますか」という質問をしたところ、「契約書の押印・送付のため」(46.7%)が最も多く、次に「郵送で届く書類の確認・対応のため」(44.4%)、「請求書の確認・対応のため」(37.3%)という結果になりました(※複数回答)
回答者の約半数が、契約書の対応のために出社していることがわかります。
 
 

9割以上のビジネスパーソンが、テレワーク時に「契約業務を不便」と感じている

過去3ヶ月間にテレワークを実施し、契約関連業務に携わった経験のある人のうち、90.9%が契約関連業務について、「テレワーク時に出社時と比べて不便である」と回答しています。
 
また、「契約関連で出社時より『不便である』と感じた業務は?」という質問に対し、最も多かったのは「契約内容の条件交渉・コミュニケーションに時間がかかる」(53.2%)でした。次いで「契約書のサイン・押印に手間・時間がかかる」(39.8%)、「社内外の承認に待ち時間がかかる」(36.6%)となっています。

他にも「過去の契約書がすぐに見つからない」(31.7%)、「契約書の閲覧・管理が難しい」(31.2%)という回答があり、契約の合意形成や承認のコミュニケーション、押印の手間、契約書の管理が課題であると感じている人が多い現状が伺えました。(※複数回答)
 
 

3割超が「テレワーク前と比べて契約業務に費やす時間が増加」している

契約業務にかかる時間について、33.8%の人が、テレワーク実施前と比べて増えたと回答しています。そのうち約半数(49.5%)が、「案件数は増えていないが1案件あたりに要する時間が増えている」とのこと。テレワークによる契約業務の非効率が発生していることがわかります。
 
そのために導入したいものとして、「契約書の電子契約化」(48.5%)、「社内のワークフローシステム」(33.7%)、「契約書の管理システム」(33.3%)などが挙げられています。
 
 

テレワークでの「契約周りの不便」を解消するために

新型コロナウイルス感染拡大防止対策として、多くの企業でテレワーク化は進んでいるものの、書類や押印などが発生する「契約周り」では電子化が進んでいない現状が明らかになりました。クラウド上での契約プロセス構築と契約の一元管理を実現する「契約マネジメントシステム」を導入することで、契約業務の効率化と生産性の向上を図ってみてはいかがでしょうか。